Före krisen - förbered och planera

När krisen är ett faktum måste kommunikationen vara snabb, öppen och korrekt. För att lyckas med detta krävs en stabil grund att utgå från, och den grunden bygger din organisation upp med hjälp av styrdokument. Oavsett om din organisation kallar dem för strategier, planer eller riktlinjer fyller de ofta samma funktion: att säkerställa att kommunikationen är genomtänkt, strukturerad och anpassad för att möta en krissituation. Använd med fördel er RSA som utgångspunkt när du ska arbeta fram strukturer, processer och styrdokument för hur du ska kommunicera med din målgrupp under en pågående kris.

Offentliga aktörer har olika sårbarheter, behov och arbetssätt, vilket gör att styrdokumenten kan se olika ut i både innehåll och omfattning. En del organisationer har en övergripande kriskommunikationsstrategi som anger långsiktiga mål och principer, medan andra arbetar utifrån en detaljerad kriskommunikationsplan med konkreta åtgärder och ansvarsfördelning.

Det viktiga är inte vad dokumenten kallas, utan att de finns och att de är väl förankrade i organisationen. När roller, ansvar och arbetssätt är definierade i förväg minskar risken för osäkerhet och ineffektiva beslut i en pressad situation.

Fördelar med att ha styrdokument på plats

Att arbeta systematiskt med kriskommunikation genom styrdokument ger flera fördelar:

Snabbare agerande – När en kris uppstår finns en färdig struktur att följa, vilket gör att kommunikationen kan ske direkt utan onödiga fördröjningar.

Tydlighet i ansvar – Genom att ha definierade roller vet alla vad som förväntas av dem, vilket minskar risken för missförstånd och dubbelarbete.

Samstämmighet i budskap – En kriss präglas ofta av osäkerhet och rykten. Med en tydlig kommunikationsplan blir det lättare att hålla en konsekvent linje och motverka desinformation.

Budskapsmallar

Förbered riktlinjer och budskap som snabbt kan anpassas vid en kris.

För att ett budskap ska tas på allvar och för att det ska vara möjligt att förändra
attityder och beteenden, är förtroende för avsändaren avgörande. Saknar mottagaren förtroende för avsändaren är kommunikationen i princip dömd att
misslyckas. Att förvalta förtroendet och att arbeta förtroendestärkande under normala förhållanden är därmed grundläggande för att kommunikationen i kris ska ge önskad effekt. Att bygga förtroende är därför en långsiktig process som bör ha börjat långt innan krisen inträffar.